„Jak bezpečně sdílet data s externími partnery: Ověřené postupy a nástroje“

Sdílení dat, kdy firmy často spolupracují s externími partnery na projektech, je běžnou součástí firemní komunikace. Tento proces však nese s sebou rizika. Když data opustí interní systémy společnosti a přechází do rukou externích subjektů, zvyšuje se riziko úniku informací, zneužití dat nebo kybernetických útoků. Bezpečnostní incidenty spojené s nezabezpečeným sdílením dat mohou mít vážné následky – od finančních ztrát a poškození firemní reputace až po právní postihy za nedodržení regulačních nařízení.

Zabezpečení důvěrných informací při externí spolupráci je proto klíčové pro ochranu firemních dat a udržení důvěry mezi partnery. Firmy potřebují nejen technologická řešení, ale i jasně definované postupy pro minimalizaci rizik, aby zajistily, že sdílená data zůstanou v bezpečí.

Cílem tohoto článku je představit osvědčené postupy a konkrétní nástroje, které firmám pomohou bezpečně sdílet data s externími partnery. Zaměříme se na technologie a strategie, které snižují riziko úniku informací a přispívají k ochraně citlivých dat v rámci efektivní a bezpečné spolupráce.

1. Proč je zabezpečené sdílení dat klíčové?

Bezpečné sdílení dat s externími partnery je nezbytné pro ochranu firemních informací a prevenci kybernetických útoků. Únik dat může mít vážné následky v několika oblastech:

1. Finanční ztráty: Únik citlivých dat může mít přímý dopad na finanční zdraví firmy. Firmy mohou čelit pokutám za nedodržení bezpečnostních standardů nebo regulačních požadavků, případně ztrátám příjmů z důvodu poškození důvěry klientů. Výzkum společnosti IBM uvádí, že průměrné náklady na narušení bezpečnosti dat přesahují 4 miliony USD na jednu událost.

2. Poškození reputace: Ztráta důvěry zákazníků a obchodních partnerů může mít dlouhodobé následky. Když dojde k úniku dat, důvěra klientů je narušena a může trvat dlouho, než se obnoví. Firmy čelí nejen veřejné kritice, ale i odlivu zákazníků, což má dopad na celkové postavení značky na trhu.

3. Právní důsledky: Narušení ochrany dat může vést ke sporům, právním postihům a významným pokutám. Například obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) v EU nebo americký zákon HIPAA přinášejí přísné požadavky na ochranu dat a ukládají pokuty za jejich porušení. Společnosti musí zajistit, že sdílené informace splňují regulační požadavky, aby se vyhnuly právním problémům.

2. Některé nástroje a technologie pro bezpečné sdílení dat

• Cloudové platformy se zaměřením na bezpečnost

• Cloudové platformy, jako jsou Microsoft OneDrive for Business, Google Workspace a Box, nabízejí vysoce zabezpečené možnosti pro sdílení citlivých dat s externími partnery. Tyto služby poskytují vestavěné šifrování při přenosu i uložení dat, čímž chrání informace před neoprávněným přístupem. Navíc umožňují nastavit vícefaktorovou autentizaci (MFA), která přidává další vrstvu ochrany tím, že vyžaduje více forem ověření totožnosti uživatele. Pro lepší kontrolu nad sdílenými dokumenty nabízejí tyto platformy také možnosti sledování aktivity a správy přístupových práv, což umožňuje určit, kdo může dokumenty zobrazit, upravovat nebo sdílet dál. Tato kombinace funkcí zajišťuje bezpečný a transparentní způsob sdílení dat, který minimalizuje riziko úniku informací a poskytuje firmám klid v rámci spolupráce s externími partnery.

• Platformy pro šifrované sdílení souborů

• Pro bezpečné sdílení citlivých dokumentů s externími partnery se doporučují nástroje, jako jsou Tresorit, Sync.com a Egnyte, které využívají end-to-end šifrování. To znamená, že data jsou šifrována na straně odesílatele a dešifrována až na straně příjemce, čímž je zajištěno, že k nim nemá přístup žádná třetí strana, ani samotný poskytovatel služby. Tyto platformy nabízejí funkce, jako je ochrana heslem a nastavení přístupových práv pro každý dokument zvlášť, což umožňuje kontrolovat, kdo může soubory zobrazit, upravovat nebo stahovat.

• Platformy pro zabezpečenou komunikaci s možností sdílení souborů

• Renomované společnosti, jako jsou Microsoft, Google a IBM, nabízejí špičková řešení pro bezpečnou komunikaci a sdílení souborů s interními i externími týmy. Microsoft Teams poskytuje šifrovanou komunikaci a umožňuje vytvářet zabezpečené kanály pro týmové diskuse a sdílení dokumentů. Umožňuje rovněž nastavit přístupová práva a využít dvoufaktorové ověřování, čímž zajišťuje ochranu sdílených informací.

  Google Workspace zahrnuje nástroje jako Google Chat a Google Drive, které podporují zabezpečené zasílání zpráv a sdílení souborů. Google Drive nabízí možnosti kontroly přístupu a ochrany heslem pro sdílené dokumenty, což minimalizuje riziko neoprávněného přístupu.

  IBM Connections je další robustní platforma pro podnikové prostředí, která kombinuje zabezpečenou komunikaci s možností vytvářet sdílené pracovní prostory a kanály pro efektivní spolupráci. Nabízí end-to-end šifrování a sofistikované možnosti správy přístupů, které zajišťují bezpečnost při sdílení citlivých informací s externími partnery.

• Šifrovací nástroje pro lokální a vzdálené soubory

  • Pro zabezpečení citlivých souborů před jejich odesláním nebo uložením na cloudu jsou doporučeny nástroje jako VeraCrypt a BitLocker. VeraCrypt je bezplatný a otevřený šifrovací software, který umožňuje šifrovat jednotlivé soubory, složky i celé disky, což je ideální pro ochranu lokálně uložených dat. BitLocker, integrovaný v systému Windows, poskytuje šifrování na úrovni zařízení, čímž zabezpečuje pevné disky i externí úložná média a zajišťuje, že soubory jsou chráněny i při ztrátě nebo krádeži zařízení.

    Šifrování na úrovni zařízení nebo jednotlivých souborů je klíčové zejména pro velmi citlivá data, která je potřeba sdílet vně firmy, protože zajišťuje, že k obsahu mají přístup pouze oprávněné osoby. 

• Zabezpečené virtuální privátní sítě (VPN)

• Virtuální privátní sítě (VPN), jako jsou OpenVPN, NordVPN nebo Cisco AnyConnect, poskytují bezpečný kanál pro přenos dat přes veřejné sítě, čímž zajišťují ochranu dat před odposlechem a sledováním. VPN šifruje veškerý přenos dat mezi zařízením uživatele a cílovým serverem, což znamená, že i když data procházejí veřejnou sítí, jejich obsah zůstává nečitelný pro třetí strany.
  Použití VPN je zásadní při sdílení citlivých informací s externími partnery, protože zabraňuje možným útokům "man-in-the-middle" (MITM), při nichž se útočníci snaží zachytit komunikaci mezi uživatelem a jeho cílovým serverem. VPN také umožňuje firmám vytvořit zabezpečené vzdálené připojení pro své zaměstnance a partnery, což zvyšuje bezpečnost datového toku i během práce na dálku.

3. Příklady z praxe

Příklad 2: Deloitte a používání VPN a bezpečných cloudových služeb

Situace: Deloitte často pracuje s externími partnery a klienty na projektech, které vyžadují sdílení finančních a jiných citlivých údajů. S ohledem na přísné standardy ochrany dat a bezpečnostní požadavky se společnost rozhodla posílit bezpečnost sdílení informací.

Řešení: Deloitte zavedla používání VPN pro všechna připojení do firemní sítě, zejména při práci s partnery mimo firmu. Kromě toho společnost přešla na bezpečné cloudové platformy s vestavěným šifrováním dat (například Microsoft OneDrive for Business) a nastavila přístupová práva k citlivým dokumentům podle úrovně oprávnění uživatelů.

Výsledky: Deloitte díky tomu zlepšila zabezpečení dat a zároveň usnadnila sdílení informací s partnery v reálném čase. Zavedení VPN zajistilo bezpečné spojení při práci na dálku a přispělo k tomu, že nedošlo k žádným známým narušením dat při externí spolupráci.

Příklad 3: Uber a implementace přístupu k datům na základě rolí (RBAC)

Situace: Společnost Uber potřebovala bezpečně sdílet data a informace s externími analytiky, partnery a regulačními orgány. Při časté spolupráci s externími stranami však existovalo riziko neoprávněného přístupu k citlivým údajům.

Řešení: Uber implementoval přístupový systém založený na rolích (RBAC), který omezuje přístup k datům podle konkrétní role jednotlivých uživatelů. Externí partneři a analytici měli přístup pouze k informacím nezbytným pro svou práci, což minimalizovalo riziko úniku citlivých dat. Kromě toho společnost začala používat bezpečné platformy, jako je Tresorit, pro šifrované sdílení dokumentů.

Výsledky: Tato opatření umožnila společnosti Uber bezpečně spolupracovat s externími partnery a zároveň udržet vysokou úroveň ochrany citlivých informací. Implementace RBAC systému zajistila, že pouze oprávnění uživatelé měli přístup k datům, čímž se snížilo riziko neoprávněného přístupu.

Každá z těchto firem se potýkala s různými bezpečnostními výzvami při sdílení dat s externími partnery a zvolila řešení odpovídající svým potřebám. IBM se zaměřila na end-to-end šifrování, Deloitte na VPN a bezpečné cloudové služby a Uber implementoval přístup založený na rolích. Tyto příklady ukazují, že správná bezpečnostní opatření mohou významně snížit rizika spojená s externím sdílením dat a zajistit důvěru a efektivitu ve spolupráci.

4. Závěr

Bezpečné sdílení dat s externími partnery je zásadní pro ochranu citlivých informací a minimalizaci rizika úniku dat. Správně zvolené nástroje, jako jsou šifrovací platformy, VPN a bezpečné cloudové služby, umožňují firmám sdílet dokumenty a komunikovat s partnery, aniž by ohrozily integritu nebo důvěrnost informací. Pravidelné šifrování dat a nastavení pevných přístupových práv jsou klíčovými prvky zabezpečení, které brání neoprávněnému přístupu.

Firmám doporučujeme začít s implementací zabezpečeného sdílení dat pomocí dostupných šifrovacích nástrojů a systémů správy přístupů. Důležitým krokem je také pravidelný audit bezpečnostních opatření, který zajistí, že všechny nástroje a postupy odpovídají aktuálním hrozbám. Kromě technologických řešení je zásadní také průběžné vzdělávání zaměstnanců v oblasti kybernetické bezpečnosti, aby byli schopni rozpoznat a reagovat na případné hrozby.